中小企業與電腦人才

一家著名的本地會計軟體公司,他的負責人靠訴我好幾次,軟件工程師難求,已經是好多年來的事了,而且看起來好像也沒有好轉的迹像。兩週前,台灣網絡教父詹宏志先生指出,台灣未來5年仍需約二十萬電子商務的人才。

隨著電腦和手機的普及,消費者的購物行為都轉入了網絡,那麼原本中小企業的生意,都將轉成網絡生意,或有一大部份會轉成網絡。網站、App的需求忽然激增,但軟件工程師以及電子商務的人才供應顯然沒有增加。

前幾年我常告訴客戶:「如果沒有公司的網頁,那等於你的公司不存在於這世界上!因為沒人找得到」。到了今天,再也不必多費口舌勸大家上網銷售,因為不上網銷售,等於放棄了機會。

新聞經常報導中國的電子商務,都是以億為單位的數額,再看看台灣也有很成熟的電子商務,國際如亞瑪遜大家也都知曉。但是輪到我們自己上陣,許多商家都面臨找不到人才的情況,或是投入在IT(資訊工藝)或電子商務的方式都很有保留,而態度保留也說明了對電子商務還半信半疑,也有對IT人才的質疑。 Continue Reading

資料備份 Data Backup

  朋友說「備份」這個東西,都是在出了事過後才「想」到要去做。

  本篇不談個人的資料備份,但說實在,很多的備份都是不會再翻出來的,剩下的電影、音樂其實在失去之後,都可以從網絡上找到,可能還會發現更多的好料。最重要是相片或錄影,這是很有必要認真去儲存和備份的。不過雲端備份會愈來愈普及,以後剩下的只是「錢」(付費)的事。

  說到工作的伺服器內容備份,包括文件、程式檔、資料庫、照片等,對所有網站來說,都是很重要的,尤其是單純的網絡生意,網站沒了,就甚麼也完了。

  許多時候我們做備份,沒有真正的經驗,到了出大事才「頓悟」,但為時己晚。

  前陣子系統出問題,差不多遇上伺服器被核子彈炸毀一樣,甚麼也不存在。只能從零開始,快速還原。這裡學到幾個經驗: Continue Reading

馬來西亞網站的大災難﹣Exabytes的雲端傳奇

  以上是朋友的網站,忽然中風癱瘓。

  前陣子我開始覺得Exabytes愈來愈分心,因為他們也在做網購平台,又看他們開辦一些課程(像SEO之類),雖然也都跟Web Hosting有點關係,但每個項目其實都需要不同的人才和長期的經營,更需要非常的專注。

  最近公司系統較穩定下來,心想去北京逛逛,星期四(27/9/2012)早上去更新國際護照,在開車途往移民廳路上,覺得是時候學習網絡開發,才能解決更多系統細節的問題。

  就在我想著服務器最近都相當穩定的同時,在iPad讀取郵件時,發現我的服務器在凌晨一點半左右開始中斷,到早上八點還沒恢復。我趕緊撥了電話向供應商詢問,一開口對方回答說知道了,我確認一下是我的服務器出問題或他那一方的問題。知道是他們的問題後,就去讓他們繼續解決,自己去更新護照。

  辦好後回到辦公室,十一點多,系統仍未恢復,知道問題不小。求證之後,才知道大事件,必需先做好必要的準備工作。

  據他們的說法,27/9日凌晨,一個可能心懷忿恨的離職員工,因為還能夠登錄回公司系統,把超過50多個雲端的虛擬服務器給「刪除」了,我是受害者之一。好在我們有備份,但內容過多(圖片很多),單單要上傳,系統要完全恢復,都要費好長時間。Exabytes聲稱有50多個虛擬服務器,加上每個服務器可能有兩三個網站,其影響可想而知。(我本身的一台服務器,有7個網站) Continue Reading

項目的「預付金」問題

  朋友說他之前找freelancer,把網頁設計的工作外包出去,錢也付了一半,最後一無所獲。後來,他僱用了一名網頁設計人員當全職員工,每月支付薪水半年後,甚麼也沒「製造」出來,程式設計「師」就走人。

  經歷兩次失敗,他說他要找人開發網站確實面臨很大的難題,他不知道付了錢後,能得到甚麼!

  其實他是找我談項目,把他「出身未捷」的宏願做下去,雖然那是他「兩年前」的計劃。但一談起「預付金」(Deposit),他斬釘截鐵說”No way”,「我花了兩三個小時跟你談這個工作,你以為我是閒著沒事幹嗎?」,「如果我是無聊,我也不必跟你討價還價,天價我都可以答應你」,「我實在沒法說服我的股東,說還要拿出一筆錢來買一個看不清摸不著的『東西』」,更何況我要求的「預付金」是一半之多。 Continue Reading

洩漏商業機密

  有個朋友做生意,用電腦系統,裡面記錄了客戶服務和合約的資料。有一段時間,他的公司面臨了「內亂」,為數不少的員工集體離職,當中包括了市場經理。這些人其實是成立了一間新公司,做回相同的生意。

  這群人離開了之後,公司的舊客戶續約也有減少,但不太明顯,所以老闆也不以為意。直到有一天,他接到一個相熟的客戶告訴他,他的「舊員工」來找他們,可以提供相同的服務,而且「他們」還知道他的合約快到期了。他是因為與老闆相熟,所以特地打電話告知。

  朋友開始驚慌,來電問我是否他們的數據庫被駭了進來?我知道他的系統只在局域網(LAN)內運作,外人是無法連線進入。他說凡他的客戶合約即將到期,那間「新公司」裡的「舊員工」就會捷足先登。這影響了他的生意,所以他很緊張想知道數據外洩的可能性。

  我說,其實他們根本不必駭(Hack)進公司的網絡。他們有太多「傳統」的方式可以把商業機密洩漏出去,這裡數據到了競爭對手的手上,是神兵利器。 Continue Reading

ERP的最終目標

  我相信ERP這三個英文字母在我國企業界已經不是甚麼陌生的名詞了。尤其是比較大型的企業,沒有用ERP好像是一件很可恥的事似的。譬如說老闆或公司高層之間的交談中,我們常常會聽到其中一方會問:『你們公司用甚麼ERP啊?』,另一方的答案可能是:『哦,我們用SAP/BPCS/Oracle/JDEdward等等』。如果你用的ERP是一個大家都不曾聽過的牌子的話,說出來自己都覺得有點尷尬。

  所以說,用有名的ERP也像開名車一樣,是有名牌效應的。

  到底ERP是甚麼?為甚麼它會那麼紅呢?看看Wikipedia上的定義。

Enterprise resource planning (ERP) is an enterprise-wide information system designed to coordinate all the resources, information, and activities needed to complete business processes such as order fulfillment or billing.

An ERP solution is characterized by supporting a variety of business functions such as manufacturin, supply chain management, financials, projects, human resources and customer relationship management from a shared data store.

源自Wikipedia

  一般上,這種十分官方的解釋讓本來就一頭霧水的你更加搞不清楚。 Continue Reading

中小企業該怎麼做應急規劃?

  現代的IT部門人員很少沒聽過應急規劃(Contingency & Disaster Recovery Plan)這回事。由於商業運作對電腦的依賴已經到了泥足深陷而且無法自拔的地步,電腦一出狀況,公司運作就出問題。用過電腦的人都知道,電腦是多麼的脆弱,天下哪有不會出狀況的電腦。可是企業卻不希望電腦出狀況時業務也同時出狀況。

  如果IT部門做了完善的應急規劃,當發生“緊急”狀況時,IT部門就能夠有一套周詳的程序來恢復整個信息系統,竭盡所能的讓企業運作不中斷,繼續提供服務,也繼續賺錢,畢竟一家企業是為了賺錢而存在的。 Continue Reading

要命的系統升級

  本文的系統指的是企業裏的商業系統,不是個體戶用的軟件工具,因為個體戶的軟件升級純粹是自己家的事,而企業裏多用戶的系統升級卻是牽一髮而動全身,尤其是ERP更是要命。如果遇到更動較大的升級,往往需要把整個過程當作一個項目來管理,有者甚至有個項目經理(Project Manager)來帶領,而且各部門間也需要有定期的會議,檢查各部門的進度。

  話說回來,為甚麼系統總是要升級呢?原因一般只有三個,一是原有的系統問題多,有些臭蟲(bug)需要下個版本才能根除。二則是新版本有許多好用的功能,升級之後能夠提高日常運作效率,最後則是,軟件商已經宣布不再支援舊版本了,有問題的話,他們不負責,所以為了安全起見,非升級不可。 Continue Reading

IT部門即將消失

  本文所謂的IT部門指的是中小型企業裏的IT部門。一般上,現代中小型企業里存在著三個沒賺錢的部門,那就是財務、人事和IT部門。這三個部門雖然沒有為公司帶來收益,可是卻是公司運作上不可缺的部份。因此這類部門必須效率高、所謂效率高,就是人手少,做事多,可以用微軟的一句廣告詞來概括,Do more with Less。

  一年初始,全球經濟處於寒冬之際,此時此刻寫這種題目讓我感到有點過意不去。不過如果是必然會發生的事,早知道可以早點做準備也未嘗不是一件好事。所以讀《關於電腦》就有這個好處,就算是壞事,也比別人知道得早一些。

  在這個IT愈來愈吃重的時代,沒有用電腦的中小型企業可以說是奇跡。既然如此,IT部門又怎麼會消失呢?一家公司如果有IT部門的話,那麼公司裏至少有好幾臺服務器,有一個不是很簡單的局域網,一個防火墻和好幾個軟件系統。有如此複雜的IT基建(IT Infrastructure)又不想養一個團隊來維護的話,那該怎麼辦呢?傳統的方法叫外包(Outsourcing),可是中小型企業的基建有時候不大也不小,高不成低不就,手頭上的流動資金也有限,再加上業務不夠規格化,外包很多時候是不可行的。

  可是 Continue Reading

Microsoft Exchange 的危機

  我相信有不少公司內部有所謂的Groupware或Collaborative Software,中文可以翻譯成協同軟件、協作軟件或群組軟件,讀來都讀去,這些翻譯都好像怪怪的,為了敘述方便,暫且稱之為群件。

  在我國最著名群件是IBM Lotus Notes和微軟的Exchange的,Lotus Notes曾經在群件的市場一時無兩,可惜在微軟的猛烈攻勢之下,終於屈居老二,微軟取勝的其中一個原因就是靠鎮山之寶之一的Microsoft Office。大多數版本的Microsoft Office 都一定會有Microsoft Outlook,而Outlook和Exchange配合無間讓Lotus Notes處於挨打的份。

  Microsoft Exchange到底是甚麼東西呢?不必到微軟網站去讀那些長篇大論,其實它不外是個數據庫系統,這個數據庫裏儲存著所有公司內部員工的郵件、日曆、任務 (Task)、筆記(note)及公司內部的IM (MSN) 等等的資料。如果沒有群件的話,公司內每個用戶的以上信息都是儲存於各自的電腦,各自為政。為甚麼不讓這些信息各自為政呢?第一個原因是如果都集中在一個數據庫的話,IT部門管理起來容易,只要備份一下數據庫就不必擔心任何人的硬碟壞了然後資料化為烏有。第二個原因也就是群件的最大賣點,那就是群件有協同(Collaborative)的功能,簡單來說就是讓公司員工能夠透過系統來完成一個團隊工作。

  譬如說,如果要開個會的話,可以通過發一封郵件來邀請有關同事參與,只要收信人能夠出席的話,該同事的日曆裏的某段時間就會出現那個會議,在開會之前還會提醒他去出席。還有另一個例子,譬如說我有十項任務要下屬完成,於是我用Outlook建立這十項任務,然後通過Outlook將之分配給所有下屬,而且下屬可以通過Outlook更新任務的進度,更新之後的進度也會馬上反映在我的Outlook裏頭。簡單來說,這就是一般群件的用法了。

  我當了Exchange的用戶已經有好幾年了,而且我公司用Exchange從2000版用到2003版,Exchange一直不能令我滿意,主要原因有兩點,一、價錢高。二、維護難。先說價錢的部分,Exchange有兩個版本,一個是標準版(Standard),另一個是企業版(Enterprise),標準版大概馬幣幾千塊,企業版要馬幣一萬多,除此之外,每個用戶還得購買那個些要命的CAL(Client Access License)。由於標準版不太能夠滿足我們的需求可是企業版我覺得太貴,所以對企業不利,因此,我首先不滿意它的價格。

  說到維護難,我必須說的是,維護Exchange是一項專業知識,專業的知識需要專業的薪水,由於Exchange的架構複雜,維護起來不容易,因此對中小型工業來說,這方面的費用不能不考慮。很多中小型企業購買軟件時之考慮了軟件的價格而忽略了維護人員的薪水、公積金和獎金等等福利,這是一個要命的盲點。在現今的經濟大環境底下,不裁員的企業都紛紛都降低營運成本,以其達到最高的經濟效益。

  至於維護如何困難法呢?我略舉以下幾個例子。首先Exchange的備份困難,它不像SQL Server有完善的備份功能可以備份成一個檔案後再複製到另一個硬碟就搞定了,在備份方面需要特別的軟件,這點對我而言是有點麻煩。除了備份困難,萬一某個員工需要還原他的郵箱,過程也不是很簡單,我不曉得Exchange 2007在這方面做得如何,但我並不想公司再花錢去升級了,於是對於研究Exchange 2007的新功能,我是興趣缺缺的。

  還有,我們知道Exchange是個大數據庫,當信息愈來愈多時,它就顯愈重要,可是標準版的Exchange在數據太大時,往往會死機,讓用戶大吐苦水。因此,舊一點的郵件必須常常歸檔 (Archive),而且歸檔過程無法自動化,過程不能算是復雜但必須花不少時間。

  最後還有一點,就是Exchange的前端(Front End)一般就是Outlook,Outlook這個東西最近幾年改了許多版,從簡單到複雜,占用資源之多已經讓我無法容忍,而且我感覺微軟愈改愈難用,因此它不只沒有為IT支援帶來方便,反而帶來了不少麻煩。

  總而言之,Exchange的應用不只需要大量的伺服器和用戶端的硬件資源,而且對IT支援是一項沉重的負擔。在目前嚴峻的經濟局勢之下,如果有另一個可以節省消耗的做法的話,我想是值得企業去嘗試的。

  我用了谷歌的Google Apps也有一段時間,最近發覺,只要網絡速度穩定的話,Google App將會是Microsoft Exchange一個強大的對手,雖然Google Apps不算是沖著Exchange而來的。首先,谷歌的Gmail的雖然到目前還是beta版,可是它的口碑是有目共睹的。除此之外,Google Apps也有日曆、IM(GTalk)以及正在如火如荼改進著的Google Docs(有類似微軟的Word、Excel及PowerPoint的相關產品)。

  Google Apps和Exchange最大的不同之處是,Google Apps本來就在網絡上,只要能夠進入互聯網,信息隨傳隨到。而Exchange則是一般的套裝軟件。需要安裝在自家的伺服器上,如果還要讓公司用戶通過互聯網協作的話,那麼你要費另一番工夫了。到底要費些甚麼工夫,本文不細談了。總之必須有自家的防火墻,假設DMZ,再加上甚麼Intrusion detection的防駭客機制等等,總而言之,如果這種架設落到沒有受過專業訓練的IT人員手上,遲早必闖大禍。還有另一個方法,那就是外包出去讓其他供應商搞定。無論是哪種方法,對於大企業來說,都是小事一樁,可是對中小企業來說,這種負擔可不輕。在整個大環境都開始利用互聯網來提高競爭力時,Google Apps的出現可說是中小企業的喜訊。因為Google Apps在不收分文的情況之下也能讓中小企業享有相等於大企業的那些便利。

  雖說如此,用Google Apps的公司不可能像用Exchange那樣,有百分百的控制權,其中一個例子就是IT管理員無法將每個員工的郵件通信記錄都備份起來,就算郵件被刪除,記錄已經掌握在IT管理員手上,不要小看這種通信記錄,往往當有任何糾紛發生時就很重要了。因此從目前的情況來看,Google Apps也暫時只能威脅Microsoft Exchange在中小企業的市場,不過我想類似Google Apps之類的服務將是未來的趨勢,谷歌不做,也有其他公司來做。