email需要學習嗎?

  活在這個年代的人,大家都會有email帳號,雖然對一些人來說,可能不比Whatsapp, Line, WeChat來得常用,但一個email帳號,往往是用來註冊「其它」網站所事先必備的。

  新生代以及高齡族群,他們跳過了以email為主要溝通工具的年代,直接從MSN,手機SMS,跳入智能手機的應用。對他們來說,回復就是回復,打兩行字就發出去了,沒有標題的概念。

  我有個職員,做客戶服務,剛來上班時回覆客戶,email裡連標題(subject)也沒有,主管大吃一驚,決定把這個「注意事項」列入新手培訓的課程內容裡。這個職員之前還在國內最大的網絡供應商做客服人員的,真是失敬。

  有個來我公司實習的大學生,直接向我報告,發給我的email也是沒有標題的,讓我懷疑這是個人應用習慣還是個社會現像。

  一般上,我們常犯的毛病是內容出錯,但一鍵太快,email發了出去,或是漏了附檔(attachment)。可能由於email太簡便,所以大家也很輕鬆看待,常常忽略基本的書信禮貎。有客戶來詢求服務或支援的,只在標題留一句話,內容全是空白的,有的連個謝謝也沒寫。

  一個朋友問我:「你認為email需要學習嗎?」我還沒回答,他就告訴我兩個案例。

  有一次,他收到客戶來email詢問價錢,然後他發現內容的下方,全是該客戶向不同的供應商詢問的價格和對話。

  另外一次, Continue Reading

選對的工具幹活

  在溝通工具並不太多樣化的年代,大家選擇不多,如果在古代,老爸上山砍柴,或在街市茶樓喝茶,家裡有客來訪,你並不會用毛筆寫封信,再來個飛鴿傳書,獅子吼會被成當瘋子,千里傳音也沒估計你也不會。最直接了當的方式,就是雙腿跑去叫人。

  可是我們來到了有固線電話、移動電話、簡訊、電腦即時通訊、電子郵件等多樣選擇的年代,反而讓許多人迷失了方向。

  朋友做物流業,夥記們常常不以手機直接通話,而使用SMS簡訊代替。他訴苦說真不明白那麼緊急的事情,他們竟然還能有耐心一鍵一鍵的按,然後上司沒有回應,他們也當著沒事發生。

  他告訴我說他的觀察,年輕一代尤其90後經常不愛直接對話,或許年輕人為了省錢的緣故,或不愛與上司談話(不知是不是朋友本身的問題?),而習慣以簡訊來溝通。但簡訊一來提示鈴聲不長或不大聲,人在鬧市或走動時手機在口袋裡就會被忽略;二來所能呈現的內容太有限,許多時候需要雙方一來一往好幾次,再來文字的表達能力因人而異,人的表情和語氣不能附加在裡頭,常會因誤解而做出錯誤的行為或判斷。 Continue Reading

電郵焦慮症

網絡圖片

  昨天年初八,星期一,許多人放假一星期,農曆新年後第一天回公司上班。但是在福建人多的巴生,看起來要年初九過後才能恢復「正常營業」,許多員工還在假期,要等拜天公過後才回公司。

  在公司裡,多數員工還沒回來,只有小貓兩三隻,算是冷清。中午我打個電話給中學同學,反正工作也不多,約他一起吃午餐。同學立刻反應說不行,有一千多封未讀的電子郵件,他還說「怎麼新年還那麼多人發郵件」。

  曾經讀過一篇文章,是微軟一個職員發表的,他說只要離開自己的座位一陣子,再回來看螢幕,就會發現又多出好多封電郵。他說基本上可以全部刪除,他的邏輯是,如果是緊要的電子郵件,很快又會再寄來。朋友也說,他很想把所有郵件都刪掉。

  電子郵件在職場上泛濫,其中一個「功能」就是用來當「證據」。口說無憑,凡事都用電郵通知,最好也cc和bcc給上司和同事。結果開頭還禮貌的Dear某某某,一路下來就連名字也不寫,email當成msn使用,一天下來幾十封或破百封郵件不出奇,因為很多是一封郵件只有一兩行文字。 Continue Reading

@怎麼讀?

上次寫過一篇「百聞不如一鍵,見面不知其名」,是談少用符號「~」。

這次的主題是「@」,這個符號在這年頭是常用符號了,但是很多人一遇上這個付號就不知所措。

當人在提供他的電郵地址時,你會聽到不同的說法:

  • Alias
  • A Lion (一隻獅子)
  • 小寫的a外面有一個圈
  • 小老鼠
  • Email每次都有的那個…
  • at

這個符號的詳細說明,請參閱維基百科

大馬老年人對電郵的接受度

  有人覺得大馬老年人對網絡科技的接受度很低,他們舉例外國老年人都可以毫無障礙的應用最基本的電子郵件,那麼看起來是我國的老年人口沒有終身學習的精神了。

  我開始在想,即然手機能夠及到他們那個年齡層,雖然可能他們不一定用上太複雜的功能,但是為甚麼卻停步在電子郵件前呢?

  後來,我得到了一個結論。如果從「便利」的角度來說,更好、更快、更簡便的科技應用,應該不會被人抗拒,如果英美老年人可以接受,那我們一定也不落人後。

  當然,有許多自稱懂得收發郵件的老人,其實也是通過子女、家人去做,可能只是打印出來給他看而己。

  以我個人的推測,其實學習電子郵件很簡單(網絡硬體設備就先放一旁),不外乎收發,轉寄幾個動作,何況注冊GMail, yahoo! Mail也不必費一兩銀子。沒有理由我國的老年人比別人蠢,學不會的。 Continue Reading

關於電話簿(通訊錄)

  雖然是從事電腦軟體研發工作,但是我個人一直覺得很多系統並沒有「幫忙」使用者解決問題,許多我見過的系統只是「代替」已經過時的工作方式而已。

  許多的商業系統,尤其是客制化(customized)的系統,左看右看一點也不好用,更加不會方便,或讓事情更輕鬆。其功能純屬把原本用手記錄的資料,換個方式記錄在電腦裡而已。所以有時我想,好的系統應該抱著一個想法:「讓員工提早下班」,至於老闆允不允許當然是另一回事了。

  電腦或電話裡的「電話簿」或「通訊錄」,就很實用了,但它一般都附屬在電子郵件系統或手機裡,因為如果單獨的「存在」就有點莫名其妙,人們總不會為了打個電話而去開電腦查詢,要電腦開機很多時候是漫長的等待,有時它也不一定「開」得成。

  雖然手機都可以記錄電話號碼,不過我們還是有機會見到老一輩的科技盲,科技讓他們難以捉摸,更何況不同手機介面各異。所以他們憑著超強的腦力來記憶電話號碼,或是一邊翻著555口袋型記事本,一邊按著號碼(我們經常接到的“Sorry! wrong number“大多數來自他們的貢獻)。

  在沒有電子通訊錄的年代,我父親就有本「電話簿」,然後以A到Z的標籤分組,然後他就把親朋戚友的電話都分組記錄在裡頭。可是總有人搬家換電話,或生意上不再來往,又或是我的不幸,生在電話號碼從六個碼換七個,七個碼換八個碼的年代。電話號碼總要塗塗改改,又增又刪。

  偏偏又碰上我父有追求完美的個性,又碰巧每年都會有人送他新的通訊錄,或是他不知從何處得來。這個把電話簿「同步」(電子上的說法就叫synchronize + defragment)到新的電話簿的任務就落到我手上。人名刪掉的就不抄了,號碼改過的就要更新,新加入的人名就要排序,排序當然全憑眼力。

  就這樣,幾乎每年我都有這樣的一個任務,讓我認識幾乎所有親朋戚友的名字、輩份和關係。每次任務一來,我是無奈不已。後來,我也不懂從甚麼時候開始,就再沒不必抄功課了。所以這個「東西」,對我來說是大恩賜,是少數讓我覺得「有用」的電腦功能。

把客戶當成義工?

  上星期本地著名的Web Hosting公司Exabytes給所有客戶發了一封求助信,說他們公司的一個網頁設計師的一台蘋果筆電被偷走。如果任何人留意到它,可以向[email protected]滙報,獎金馬幣三千大元。

  做為他的客戶,收到一些廣告信是在所難免,至於少到求助信件,確其還是頭一遭。客戶名單可以這樣子用法嗎? Continue Reading

永無了期的求救信

  身為電子郵件用戶的我們,經常都會收到一些求救信。信裡是說某某人命在旦夕,家庭的經濟也不理想,所以希望大家可以菩薩心腸,有錢就出錢,有力就轉載,幫助籌一筆手術費用;或某某小孩被人擄走,車牌是XXXX,並附上他的聯絡號碼等等,內容圖文並茂,希望大家通知大家。

  大家當然也知道網絡的力量,好心人也為數甚眾,結果一天裡就能一而十,十而百,百而千,千而萬。

  急人之難,這是好事。但是問題也來了,這些收信的人,可能也沒有留意那些郵件的真實性。那麼,我們就時不時收到一些「舊曲重播」,明明四五年前看過的「命在旦夕」,四五年後還維持著「命在旦夕」;明明三年前的幾月幾號被擄走,今年的同月同日再被擄一次。 Continue Reading