email需要學習嗎?

  活在這個年代的人,大家都會有email帳號,雖然對一些人來說,可能不比Whatsapp, Line, WeChat來得常用,但一個email帳號,往往是用來註冊「其它」網站所事先必備的。

  新生代以及高齡族群,他們跳過了以email為主要溝通工具的年代,直接從MSN,手機SMS,跳入智能手機的應用。對他們來說,回復就是回復,打兩行字就發出去了,沒有標題的概念。

  我有個職員,做客戶服務,剛來上班時回覆客戶,email裡連標題(subject)也沒有,主管大吃一驚,決定把這個「注意事項」列入新手培訓的課程內容裡。這個職員之前還在國內最大的網絡供應商做客服人員的,真是失敬。

  有個來我公司實習的大學生,直接向我報告,發給我的email也是沒有標題的,讓我懷疑這是個人應用習慣還是個社會現像。

  一般上,我們常犯的毛病是內容出錯,但一鍵太快,email發了出去,或是漏了附檔(attachment)。可能由於email太簡便,所以大家也很輕鬆看待,常常忽略基本的書信禮貎。有客戶來詢求服務或支援的,只在標題留一句話,內容全是空白的,有的連個謝謝也沒寫。

  一個朋友問我:「你認為email需要學習嗎?」我還沒回答,他就告訴我兩個案例。

  有一次,他收到客戶來email詢問價錢,然後他發現內容的下方,全是該客戶向不同的供應商詢問的價格和對話。

  另外一次,他說競爭對手寄來一個季節祝賀的email,然後收信人裡填滿了所有他的顧客的email,猜測是不會使用bcc。朋友說一次網羅對手所有的顧客名單。

  工作和生意場上,基本的email常識,還是須必弄懂的。像cc, bcc, reply, reply to all, forward, attachment。不然有時候因為不會壓縮,將好幾十MB的照片,就寄到別人的pop Mail裡,造成對方進退不得。

  如果沒有學會基本的應用,單單reply to all,就可以把公司某職員的薪水調整發給全體職員一起分享。

Khai Suan

2 Comments

  1. 一直默默關注着您的blog, 寫得非常精彩, 很希望您可以繼續寫下去!

  2. @ funergy
    你好,謝謝你的支持,手上事物太多,感覺很多事情沒做得理想,無法分心寫文章。
    會儘量抽空。

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