另一個檔案總管(Windows Explorer)
在生活和工作上，我們愈來愈離不開電腦，為了讓溝通成本更低但更有效率，基本上現在的企業主管和經理人都以電子郵件在溝通。平時要看的包括會議記錄，工作進度報告等等，做業務的要報價，開單，整理分析報告然後發給同事，這許許多多的溝通都在電郵上進行了。
所以許多高層或管理人員的工作都朝向了閱讀和回復電子郵件，一天收到幾十幾百封電郵（這裡頭包括垃圾郵件）的人比比皆是，不足為奇。
在這個通訊發達的時代，我們還有很多交易通過口頭（手機）上達成，但人是善忘的，所以還是白紙黑字比較安全，免得將發生爭執時口說無憑，死無對證；這個時代的“白紙黑字”都是用電郵了。我在工作上也常用即時通訊(Messenger)，MSN或Yahoo! Messenger與供應商和顧客溝通，但當要討論多件事項的時候，我還是堅持用回電郵或要他們電郵給我，主要是即時通訊的記錄要追蹤回去不容易，要一句對白一句對白慢慢看。
即然我們現代人的很多重要事情都發生在電郵裡，包括生活，生意等等，那電郵的工具絕對很重要；所以大家現在可以明白為甚麼Mozilla還在爭瀏覽器(Browser)(Mozilla Firefox)和Mail Client(Thunderbird)了吧？如果大家看到將來有很多的事情都要在瀏覽器上完成(google的傑作)，而如果一個小小的OS Kernal配合一個強大的瀏覽器，那個就可以把微軟丢一旁了，那麼大家就要小心小刀可以鋸大樹。
那電郵客戶端(Email client)呢？標哥(Bill Gates)不是送了個Outlook Express給我們了嗎？還有一堆人在搞Thunderbird幹甚麼？因為我覺得現有的電郵軟體真的需要再改善一番。為甚麼呢？就像我們的電郵，常常都收到一堆的Word, PDF, Excel, Powerpoint, JPEG等等的檔案，愈堆愈多。以前還會把附件(attachment)另外存起來，現在每天收到一大堆信，又要回答一大堆信，時間都花了不少，加上上寛頻普及，大家都把附件寄來寄去，所以沒空去一一把它另外存檔。再加上有些閱讀一些附件需要修改信裡的內容，所以就乾脆收在電郵軟體內了。
當所有文件，還有附件愈收愈多，如果你懂得很好的分類，工作上還不會有太大問題，就好像你管理硬碟裡的文件一樣。可是當分類愈來愈多，電郵愈來愈多，你就開始眼花瞭亂了。因為某些信件還沒讀，某些還沒回復，某些附件要另外存檔做修改後再回復。當你三天沒開信箱，你就會被郵件壓死。所以分類，搜尋和標記的功能真的可以再做改良。這時不知你是否發現，微軟的Outlook Express(我慣用的電郵軟體）其實就是另一個檔案總管(Windows Explorer)了。我有許多朋友的電郵軟體內藏的都是好幾Giga byte的文件，所以人命關天（因為電郵闗係到工作，工作關係到糧草，糧草關係到溫飽，溫飽關係到人命），萬一有一天電郵軟體無法把郵件關啟出來，真的就軍情告急了。
說到郵件的管理，google的gmail雖然是網絡的電郵，但它的搜尋功能真的了不起，Outlook Express也不是不好，只是那個搜尋畫面一出來，讓我感覺好像很不user friendly，不能像gmail那樣聰明一點嗎？
還有，gmail沒有文件夾的概念，它使用標記tag，這反而很方便，因為文件夾(folder)的最大麻煩就是一個文件或郵件是能屬於一個文件夾之內，但有很多時候，一個文件可以歸類在好幾文件夾內，所以造成搜尋上的困難。反正gmail就靠一個search就赢完，而且還弄一個google desktop search可以裝在你的電腦裡幫你搜mail。
當電子郵件的重要性不斷提升，那它的郵件存檔系統(file system)必須更加穩健，以免重要文件如履薄冰，羅馬不是一天建成的，但可以被毁於一旦。另外是搜尋功能，好的搜尋功能為你省時省力，增加效率。但如果郵件放在自己的電腦不安全，因為除了系統問題外，還可能被小偷偷走，可以用hotmail, gmail, Yahoo! mail之類的，反正也不必花錢，但沒有網絡時就打印不出昨天老闆交代的文件。
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