企業為何要電腦化?

  中小企業電腦化已是相當普遍的一回事,這裏所謂的電腦化不一定是讓整個運作自動化,或半自動化。本文所謂的電腦化指的是公司裏至少有辦公室軟件如MS Office、Open Office、King Office、Lotus等等就算是了。當然除了這些一般軟件之外,一般上也有會計軟件,有資源而且業務比較復雜的公司裏可能有ERP。不但如此,個別行業裏也往往有屬於該行業的軟件系統,例如零售業有Point of Sales這樣的軟件系統。

  回想當年我剛踏入職場時,我老闆是個電腦盲,他不明白為何公司需要電腦化,因為在他的年代裏,所有公司都沒有電腦,一切有由人手完成,公司裏的運作如常,錢也不見得賺得比現代少。既然這樣,電腦化到底是為了甚麼?難道是為了電腦化而電腦化?我當時懵懵懂懂,不知道該如何向他解釋,只是覺得沒有電腦系統來處理好像不太對勁罷了。

  我們必須承認的一點,電腦化其實是一個相當昂貴的過程,至少目前的情況是如此,在硬件價格不斷下跌,電腦的價格愈來愈便宜,可是企業軟件的價格不見得降低很多,除了企業軟件的價格因素,當然還有維護整個系統的成本也不低。

  首先,軟件的開發成本高,因為開發軟件不容易,程序員需要花很長的時間才能把程序弄出來,如果一套軟件需要5個程序員用一年的時間開發的話,那麼這套軟件的開發成本就是5 x 12 x 程序員的每月薪水,假設程序員平均3000馬幣,那麼開發成本就至少是21萬了,這樣的價格是可以買一棟雙層排屋的,這類型的房子在大陸他們管它叫“別墅”了,所以如果可以選擇的話,許多老闆情愿把一套軟件的錢省下,自己買一套別墅去享受。

  有了軟件系統之後,我們還需要有IT部門的維護才能確保日常的運作不受影響,要支付IT部門的薪水也是另一項負擔,再說企業往往還需要付一筆軟件的支援費給軟件供應商,這樣才能養著他們的程序員,萬一軟件系統有何問題,他們才能拔刀相助,當然也有不拔刀相助的例子。

  因此,在很多情況之下,軟件的應用可以降低企業運作成本是一個神話,或者是一個謊言,當然也有成功的例子,我是說“很多情況之下”。既然如此,我們能否不要電腦化呢?回到一切都是手動完成的時代不是更好嗎?

  其實這是辦不到的。我們舉個例子,今天大家都用手機和電郵。如果你今天成立一家公司,然後你告訴客戶你們不用手機和電郵,客戶能夠接受嗎?在沒有電腦和手機的時代,這是理所當然的事,在今天手機、電腦、網絡如此普及的時代裏,我相信沒有幾個客戶愿意和這樣的供應商打交道。一是覺得和你打交道也太不方便了,二則是覺得你這個人做生意也沒有一點誠意,要聯絡你也太困難了點吧。所以這幾乎是不可行的事。

  電腦軟件系統也一樣,當整個行業都在電腦化的時代裏,基本的電腦化已經不是為了提高競爭力了,因為人人如此,這樣做只是確保你在這一行裏能夠生存而已。當客戶要求你給他們一個報表或者Statement之類的報告時,你說你需要一兩天時間來準備的話,那麼我估計你的客戶可能正在找另一家供應商了,這就是電腦化的必然性。

  很多老一代的老闆或高層不明白這件事,只是覺得電腦化的成本很高,覺得花錢花得有點冤枉。當他為此事如此困擾時,公司裏用電腦的下屬又不知道如何為他解惑。所以這篇不長不短的文章是想讓為老闆解惑的員工看的,因為那些如今還在困惑的老闆是不會來到本站的。

Teng-Yong

One Comment

  1. 企業不一定要ERP.我見過上億元的企業
    還不曾要用erp的.絕大部分用excel完成大部分的作業
    只有會計是使用軟體公司的.不過那是稅務 會計…

    excel就可以作出成本了.老闆幹麼要去買軟體….

    其實是人的關係…作出excel人要很努力
    真佩服那些人…

    這種想法跟我今天遇到的店家有點類同

    只要手工帳就好….東西覺得不多可以茶道

    換另一家就不同.它想要更方便知道庫存金額.那電腦可以幫她忙

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